Verenigingsmanagers

Je vereniging wordt ondersteund door twee verenigingsmanagers, één van het SSCE en één van de ESSF. Deze managers vergemakkelijken de communicatie tussen de vereniging, het SSCE en de ESSF. Het SSCE heeft ook één algemeen aanspreekpunt: Ramses Rongen, r.rongen@tue.nl.

Met deze managers heeft je twee SSCE verenigingsgesprekken en één of meerdere ESSF gesprekken. Details over beide kun je hieronder vinden. Zorg ervoor dat je deze gespreken goed voorbereidt, met de onderstaande informatie.

De volledige lijst van alle verenigingsmanagers van SSCE en ESSF vindt je hier:

Lijst van Verenigingsmanagers

Je kunt de namen van alle SSCE managers hier vinden, die van ESSF vind je op de volgende pagina: ESSF bestuurspagina

Verenigingsgesprekken SSCE

Minimaal 2x per jaar is er een verenigingsgesprek met het SSCE. Deze worden door het SSCE georganiseerd. Bij ieder gesprek is ook een vertegenwoordiger van ESSF aanwezig.

1e Verenigingsgesprek

Tijdens het 1e Verenigingsgesprek stel je jouw bestuur en beleid voor. In ieder geval moeten de verenigingsmanager van het SSCE, de verenigingsmanager van ESSF en jouw bestuur (zoveel mogelijk of toegestaan) aanwezig zijn. Voor de meeste besturen is het 1e verenigingsvergadering in oktober, maar deze moet altijd dicht bij je bestuurswissel zijn. Iemand van jouw bestuur maakt de notulen voor deze vergadering.

Let op dat je alle gepresenteerde documenten (inclusief het beleid) ten minste een week van tevoren naar alle deelnemers mailt en dat u een (Powerpoint) presentatie met je bestuur voorbereidt. Als de vergadering in een SSCE-vergaderzaal is, zal er een beamer aanwezig zijn, neem uw eigen laptop mee.

Het typische 1e Verenigingsgesprek zal ongeveer deze agenda hebben (ongeveer 60 minuten):

• Introductie van het bestuur (ongeveer 5 min)
• Mogelijk: Notulen vorige vergadering of bespreken vorig jaar (ongeveer 5 minuten)
• Beleid voor dit jaar: noem de speerpunten en hoe je de doelen gaat bereiken
  (ongeveer 15 minuten)
• Samenwerking tussen jouw vereniging en de hoofdtrainer: wat gaat er goed? Wat kun je nog verbeteren?
  (ongeveer 5 minuten)
  
• Samenwerking tussen jouw vereniging en het SSCE/de ESSF: wat gaat er goed? Wat kun je nog verbeteren?
  (ongeveer 5 minuten)
  
• Wat verder ter tafel komt (ongeveer 20 minuten)
  
  • Bestuursinformatie (op de ESSF site)
  • Ledenlijst

Je kunt ook alle andere vragen die je hebt, zoals vragen over de aankoop van materialen of de trainingsuren, opnemen in 'Wat verder ter tafel komt'. Je verenigingsmanager van het SSCE of de ESSF kan daar ook nog andere punten bespreken.

2e Verenigingsgesprek

Op het 2e Verenigingsgesprek wordt je voortgang gedurende het jaar besproken. In ieder geval moeten de SSCE verenigingsmanager, de ESSF verenigingsmanager, de hoofdtrainer en jouw bestuur (zoveel mogelijk of toegestaan) aanwezig zijn. Voor de meeste besturen zal het 2e Verenigingsgesprek in maart plaatsvinden. Zorg er bij de planning voor dat de hoofdtrainer deze bijeenkomst kan bijwonen. Bereid een korte presentatie voor over hoe het gaat met het beleid. Iemand van jouw bestuur maakt voor deze meeting de notulen.

Het typische 2de Verenigingsgesprek heeft ongeveer zo'n agenda (ongeveer 45 minuten):

• Notulen van het 1e Verenigingsgesprek (ongeveer 5 minuten)
• Voortgang van je beleidsplan (ongeveer 10 minuten)
  
  • We vragen ook je trainer om feedback over hoe het gaat.
    
• Samenwerking tussen jouw vereniging en de trainers (ongeveer 15 minuten)
  
  • Hoe gaat de samenwerking?
  • Zijn de verenginging en de trainer nog steeds op één lijn (sport-technisch/beleid)?
  • Kan het SSCE je nog helpen?
• Informatie via het SSCE en de ESSF: feedback? (ongeveer 5 minuten)
• Wat verder ter tafel komt
  
  • ESSF Bestuur

Je kunt ook alle andere vragen die je hebt, zoals vragen over de aankoop van materialen of de trainingsuren, opnemen in 'Wat verder ter tafel komt'. Je verenigingsmanager van het SSCE of de ESSF kan daar ook nog andere punten bespreken.

Verenigingsgesprekken ESSF

1e ESSF gesprek

ESSF wil graag een gesprek met jouw bestuur om je de juiste weg te wijzen. Daarom wordt een gesprek gepland tussen de ESSF verenigingsmanager en zoveel bestuursleden als mogelijk. Voor deze meeting hoef je geen notulen te maken, maar mogelijk maak jij of de verenigingsmanager wel een paar aantekeningen.

We praten in ieder geval over het volgende:

• ESSF in het algemeen: wat doen we en waarvoor heb je ons nodig
  
  • Subsidies via ESSF: zowel financieel als non-financieel
  • Bestuursbeurzen via ESSF
  • Gedragscode van de ESSF
• Huidige problemen
  
  • Het ESSF contact zal je hier agendapunten voor aangeven als ze nodig zijn.
    
  • Je mag zelf ook items toevoegen indien van toepassing voor jouw SSV.
• ESSF Website
  
  • Informatie voor besturen
  • Jouw evenementen en nieuws op de ESSF site
  • Gebruik van de ESSF voor promotie
• Wat verder ter tafel komt
  
  • ESSF besturen Whatsapp groep
  • ESSF "Meetrainen"
  • Andere ESSF activiteiten: koffieklassement en Interactiebokaal
  • Registreren van bestuursleden bij de ESSF

Verdere ESSF gesprekken

Er zijn geen verplichte verdere vergaderingen met de ESSF, maar u bent altijd welkom om ons kantoor binnen de openingstijden te bezoeken. Vergeet niet dat de ESSF er is om u te adviseren over zaken, ook als deze al door andere verenigingen zijn behandeld. Samen weten we meer!

Let op dat de ESSF en het SSCE gescheiden zijn, en hoewel we enkele details over jouw vereniging delen, zoals het aantal leden en de subsidieuitgave, zal de informatie die aan de ESSF wordt gegeven niet worden gedeeld met het SSCE, vooral niet als je ons vraagt om dat niet te doen. Dit stelt je in staat om als lid van ESSF ook advies te vragen over interne zaken. Wij zullen alleen handelen om je te helpen.